PDF Export in LibreOffice
Exporteren als PDF was oorspronkelijk in OpenOffice.org beperkt tot drie kwaliteitsniveaus. De verschillen tussen de drie niveaus was voor de meeste gebruikers een raadsel. De laatste versies van LibreOffice bevatten gratis de meeste functies van Acrobat Standard (412 €) en zelfs enkele functies die je zelfs niet in Acrobat Pro (665 €) terugvindt. De meeste gebruikers weten echter niet wanneer ze welke opties moeten gebruiken, zeker nu er met tabbladen gewerkt wordt.
Om te verwarring nog wat groter te maken, plaatst LibreOffice in het menu Bestand de opdrachten Exporteren en Exporteren als PDF. Welke opdracht je kiest speelt geen rol, zolang je bij de opdracht Exporteren als Filter maar PDF - Portable Document Format (.pdf) gebruikt. Daarna krijg je hetzelfde dialoogvenster met de PDF-opties.
Het dialoogvenster is opgedeeld in vijf tabbladen: Algemeen, Beginweergave, Gebruikersinterface, Koppelingen en Beveiliging.
De standaard ingestelde opties zijn redelijke selecties, waardoor je meestal enkel het te exporteren Bereik moet opgeven.
Het loont echter de moeite om de andere opties te begrijpen waardoor je het exporteren naar PDF beter kunt sturen.
Algemeen
Het tabblad Algemeen bevat de instellingen die de algemene structuur van het PDF document bepalen.
De sectie Bereik bevat de pagina's die in het PDF document moeten worden opgenomen. Standaard worden alle pagina's naar het PDF document geëxporteerd. Je kunt zelf de op te nemen pagina's opgeven of de voordien geselecteerde tekst naar het PDF document exporteren. Bij het zelf opgeven van de te exporteren pagina's kun je gebruik maken van een bereik (bijv. 7-10) of een lijst van afzonderlijke pagina's en/of bereiken (bijv. 1; 7-10)
Om de bestandsgrootte van het PDF document te verkleinen, kun je de instellingen in de sectie Afbeeldingen gebruiken. Je kunt de grootte van de JPEG afbeeldingen beïnvloeden door een kwaliteit uitgedrukt in percenten in te stellen of voor alle afbeeldingen een resolutie in dpi op te geven.
Het verlagen van de kwaliteit van de afbeeldingen heeft zichtbare gevolgen. Hoe lager het JPEG percentage, hoe meer "ruis" de afbeelding bevat. Indien het PDF document door de gebruikers wordt afgedrukt, moet je ten minste een resolutie van 300 dpi instellen. Als je afbeeldingen zonder kwaliteitsverlies wilt, gebruik je de optie Verliesvrije compressie.
Het tablad Algemeen bevat een aantal niet klasseerbare opties. Zo zijn er instellingen om Bladwijzers, commentaar (Notities) en lege pagina's al dan niet in het PDF document op te nemen.
Je kunt de PDF variant die je wilt gebruiken kiezen: PDF/A-1a is een standaard om documenten lange perioden te bewaren; Tagged PDF behoudt de structuur van het document waardoor het goed op afwijkende apparaten kan worden weergegeven (apparaten die een gewoon PDF document niet goed weergeven); of Hybride bestand maken waarbij het bestand zowel een PDF versie als een Open Document Formaat bevat, waardoor je het PDF document later nog in LibreOffice kunt aanpassen. Voor een alledaags PDF document kun je deze opties negeren.
Een ander formaat laat toe een PDF-formulier te maken die door de gebruiker ingevuld kan worden. Daarbij kun je opgeven in welk formaat je de ingevulde gegevens wilt ontvangen.
Beginweergave
Op het tabblad Beginweergave bepaal je wat de lezers zien bij het openen van het PDF document. In het gedeelte Deelvensters bepaal je of enkel de pagina zichtbaar is, of bladwijzers en miniaturen weergegeven moeten worden en welke pagina weergegeven moet worden. Meestal opent een PDF document met de eerste pagina, maar je kunt beslissen de inhoudstafel en het voorwoord over te slaan zodat de lezer direct de leestekst voorgeschoteld krijgt.
Bij de Vergroting stel je de grootte van de weer te geven pagina in. Bij Standaard wordt geen vergroting (zoom) gebruikt. Als alternatieven kun je kiezen om de pagina('s) aan het venster aan te passen of om de weergave aan te passen zodat de paginabreedte overeenkomt met de vensterbreedte of om te zorgen dat alles zichtbaar is. Daarnaast kun je een zoomfactor in percenten instellen.
In het gedeelte Pagina-layout bepaal je hoe de pagina's opgemaakt worden. De Standaard instelling laat het opmaken over aan de gebruikte PDF lezer. Enkele pagina toont het document pagina per pagina. Continu toont pagina's in een verticale kolom onder elkaar. Continu richting toont zoals in een boek steeds twee pagina's naast elkaar. Enkele pagina is waarschijnlijk de meest populaire layout, maar Continu richting is voor sommige documenten zeker het overwegen waard.
Gebruikersinterface
De effecten van de op dit tabblad geplaatste opties zijn sterk afhankelijk van de gebruikte PDF lezer. Een voorbeeld, bij het gebruik van XPDF zullen de opties i.v.m. bladwijzerniveaus geen effect hebben, XPDF is namelijk niet in staat bladwijzers weer te geven.
Je kunt de grootte en plaats van het venster bepalen. Zo kun je het vensterformaat aan de beginpagina aanpassen, het venster op het scherm centreren, in volledig scherm openen en de documenttitel weergeven. Om extra plaats om het PDF document weer te geven te creëren, kun je de menubalk, de werkbalk en de besturingselementen van het venster verbergen. Het verbergen van deze onderdelen zorgt voor meer ruimte, maar om de weergave te maximaliseren, gebruik je beter In modus voor volledig scherm openen, dan kunnen de gebruikers de functionaliteit van de niet verborgen onderdelen nog gebruiken.
Als je een PDF maakt van een presentatie kun je de overgangseffecten tussen de slides behouden. Zo maak je van een LibreOffice presentatie een presentatie die je zonder LibreOffice kunt weergeven, waardoor iedereen ze kan bekijken.
Bij het gedeelte over Bladwijzers kun je bepalen hoeveel niveaus bladwijzers worden weergegeven. Daar PDF lezers bladwijzers gebruiken om een inhoudstafel aan te maken, zou ik nooit meer dan drie bladwijzerniveaus instellen, meer zorgt voor een onoverzichtelijke structuur.
Koppelingen
Dit tabblad heb je enkel nodig als je een set PDF documenten aan elkaar wilt koppelen. De term bladwijzer wordt hier gebruikt als synoniem voor hyperlinks (koppelingen) en dus niet voor koppen en feitelijke bladwijzers.
Bij het aanmaken van verbonden PDF documenten, activeer je Bladwijzers exporteren als benoemde doelen en Documentverwijzingen converteren naar PDF-doelen zodat je kunt verwijzen naar bladwijzers in andere documenten. Activeer URL's relatief ten opzichte van bestandssysteem exporteren om te voorkomen dat de koppelingen niet meer werken bij het verplaatsen of kopiëren van de documenten naar een andere map of computer.
In het laatste gedeelte bepaal je waarmee een koppeling geopend wordt. In de Standaardmodus laat je de PDF lezer bepalen waarmee de koppeling geopend wordt. Als alternatieven kun je kiezen de koppelingen te openen in de PDF lezer of een webbrowser. De keuze wordt bepaald door het type koppelingen die in het PDF document voorkomen. Koppelingen naar PDF documenten laat je openen in de PDF lezer, koppelingen naar webpagina's op het internet in de webbrowser.
Beveiliging
De beveiliging van PDF documenten is zwak. Een korte zoektocht op het internet toont al snel manieren om zowel de versleuteling als de rechten te omzeilen.
Als je het PDF document toch wilt beveiligen kun je een versleuteld wachtwoord in het document opnemen waardoor enkel degene die het wachtwoord kennen (of kunnen omzeilen) het PDF document kunnen lezen. Dit is niet hetzelfde als een digitale versleuteling en kan zelfs geactiveerd worden met een blanco wachtwoord.
Een andere beveiliging zorgt voor het beperken van de mogelijkheden als je het wachtwoord niet kent. Zo kun je het afdrukken blokkeren, enkel afdrukken in een lage resolutie, aanpassingen waaronder het invoegen, verwijderen en roteren van pagina's, het invullen van formulieren, het aanvullen met opmerkingen en de extractie van pagina's blokkeren. Andere opties blokkeren het kopiëren van inhoud en de toegang tot de tekst voor hulpprogramma's (zoals zoekprogramma's).
Al deze beveiligingsmaatregelen zijn eenvoudig te omzeilen. Enkel leken met weinig doorzettingsvermogen kunnen op deze manier beveiligde PDF documenten niet ten volle gebruiken.
Opslaan en enkele bedenkingen
Na het instellen van de te gebruiken opties, klik je op de knop Exporteren. Het dialoogvenster om een plaats en een naam aan het document te geven, verschijnt. Standaard wordt de map en de naam van het oorspronkelijke LibreOffice document overgenomen (indien het LibreOffice document nog niet werd opgeslagen wordt de map ~/.libreoffice/3-suse/user/gallery/ gebruikt, dit moet je zeker aanpassen).
De enige functie die je zou kunnen missen is het automatisch openen van het PDF document na het aanmaken. Hoewel LibreOffice zeer veel PDF opties bij het exporteren ondersteund, kun je met het pakket pdftk het PDF document verder aanpassen. De Adobe Acrobat versies bieden misschien enkele extra functies, maar met vrije software kun je perfect PDF documenten op een professionele manier aanmaken.