Een database aanmaken met OpenOffice.org Base
Een database is een krachtige component van kantoorsoftware. Er zijn vele redenen om een database te gebruiken. Voor sommigen zijn databases een manier van leven (of een bron van inkomsten). Voor anderen zijn databases een middel om de inventaris of collectie in de gaten te houden. Maar als je op zoek bent naar een toepassing om databases te maken en je wilt dit niet doen met een database server zoals MySQL, dan kan OpenOffice.org Base wel eens uw bondgenoot zijn.
OpenOffice.org Base is een database management systeem dat in staat is eigen databanken te creëren of verbindingen met een database te maken die beheerd worden door een krachtige MySQL database server. Maar voor de gemiddelde gebruiker zal het creëren van een stand-alone database volstaan. En met OpenOffice.org Base is dit een eenvoudige taak.
Installatie
Eerst en vooral moet je zorgen dat OpenOffice.org Base op de computer aanwezig is. Als je kijkt in het Kantoortoepassingen-menu bij de Programma's moet je een item met de titel Database OpenOffice.org Base (of een variatie daarop) zien. Als je dat niet ziet, start dan Software installeren van de computer op en zoek "OpenOffice" (zonder aanhalingstekens), selecteer OpenOffice.org Base voor installatie en klik op Accepteren om de installatie te starten. Na de installatie van Base, ga je terug naar het menu en kijk je of het item er is. Als dat zo is, klik je erop.
Database aanmaken
Wanneer je voor het eerst OpenOffice Base start, verschijnt de Database Assistent. De eerste stap is om te beslissen wat je wilt doen. Je kunt:
- Een nieuwe database maken.
- Een bestaand databasebestand openen.
- Met een bestaande database (zoals MySQL, Oracle, JDBC, enz.) verbinden.
Voor onze doeleinden gaan we een nieuwe database aanmaken, selecteer de eerste optie en klik op Volgende.
In de volgende stap in de assistent kan je:- De database registreren waardoor andere OpenOffice toepassingen toegang krijgen tot de gegevens in de database.
- Na het aanmaken van de database de database openen voor bewerking.
- Tabellen maken met behulp van de tabelassistent.
- De database registreren.
- Open de database na voltooiing.
- Gebruik de tabelassistent om tabellen te maken.
Maak je selecties en klik op Voltooien. Wanneer je op Voltooien klikt, word je gevraagd om de database met een naam op te slaan. Bewaar de database in een map die je later zonder veel zoeken kunt terugvinden.
Als je koos om de tabellen met de assistent aan te maken, wordt na het klikken op Voltooien de tabelassistent geopend.
Tabelassistent
De tabelassistent is eenvoudig te gebruiken.
De eerste taak is het selecteren van de categorie van de database (Zakelijk of Persoonlijk).
Het verschil tussen de categorieën is dat zakelijke tabellen zijn gericht op KMO's en bedrijven en persoonlijk is gericht op thuisgebruik.
Nadat je een Categorie gekozen hebt, selecteer je een Voorbeeldtabel. Zodra je een type voorbeeldtabel hebt gekozen, kan je vervolgens velden verplaatsen van de linkerkolom naar de rechterkolom. Kies de te verplaatsen velden zorgvuldig uit, want het toevoegen of verwijderen is later niet eenvoudig.
Je kan in de rechterkolom de velden rangschikken door een veld te selecteren en te klikken op de pijl omhoog of omlaag. De volgorde waarin de velden in deze kolom staan, zal worden weerspiegeld in de database, zorg dus in die rechterkolom voor de gewenste volgorde.
Zodra al de velden op de juiste plaats staan, klik je op de knop Volgende.
In het volgende venster kan je de veldtypen en -opmaak instellen.
Wat je kan wijzigen, zal rechtstreeks afhangen van zowel de velden die je hebt gekozen als uw behoeften.
De afbeelding laat zien wat je kan wijzigen in de voorbeeldtabel Taken.
Je ziet de veldgegevens van het veld Notities.
Als je wijzigingen wilt aanbrengen in de velden kan dit hier, als je klaar bent, klik je op Volgende.
In het volgende venster kan je een primaire sleutel instellen. Dit is nodig om later gegevens in te kunnen voeren. Aangezien primaire sleutels vaak ID-nummers zijn, heb ik de neiging om het Automatische waarde selectievakje aan te vinken, waardoor ik geen sleutel voor elk record hoef in te voeren. Als je geen veld zoals TaakID gebruikt, kan je een ander veld (of combinatie van velden) gebruiken als sleutel. Zodra je een sleutel geconfigureerd hebt, klik je op Volgende om verder te gaan.
De laatste stap is om de tafel een naam te geven en te selecteren wat je daarna wilt doen. De opties voor wat na het Voltooien te doen zijn:- Onmiddellijk gegevens invoegen.
- Het tabelontwerp wijzigen.
- Een formulier maken op basis van deze tabel.
De database is aangemaakt!
Conclusie
OpenOffice.org Base maakt het creëren van databases vrij eenvoudig. Het maken van een formulier om gegevens in de dabase in te voeren is in OpenOffice.org even eenvoudig als het aanmaken van de database zelf.